Wenn Sie Energiekosten an einen Mieter weitergeben, möchten Sie vor allem wissen, welche Papiere Sie selbst aufbewahren müssen, falls später eine Frage dazu aufkommt. Im Kern sind das vier Stücke: eine schriftliche Vereinbarung über die Kostenteilung, ein nachweisbarer Messwert, die Rechnungen, auf denen Sie diesen Betrag basieren, und ein Beleg, dass tatsächlich bezahlt wurde.
Welches Dokument das größte Gewicht hat, unterscheidet sich je nach Situation. Bei einem gewöhnlichen Mietwohnungsverhältnis ist vor allem die Vereinbarung im Mietvertrag ausschlaggebend. Bei kurzfristiger Vermietung eines Ferienhauses, Chalets oder Apartments ist vor allem die Messung ausschlaggebend, da dort der tatsächliche Verbrauch des Gastes festgestellt wird und nicht ein fester, vorher vereinbarter Betrag. Das letztere ist genau das Detail, um das es in diesem Thema geht: ohne einen dokumentierten Messwert gibt es kein anderes Dokument, das nachweist, wás tatsächlich berechnet wurde.
Die Vereinbarung: wo sie stehen sollte
Bei langfristiger Vermietung steht die Vereinbarung normalerweise im Mietvertrag selbst oder in einer Anlage dazu. Bei kurzfristiger Vermietung ist das anders: dort funktionieren die Hausregeln oder die Buchungsbedingungen als der Ort, an dem festgehalten wird, dass Strom separat abgerechnet wird und wie der Gast das sehen kann. Ein Gast, der sich über einen QR-Code anmeldet und vorher sieht, was eine kWh kostet, hat praktisch dieselbe Vereinbarung erhalten wie ein Mieter, der sie in einem Vertrag liest — nur in einer anderen Form. Wer sich unsicher ist, welche Form zu seiner Situation passt, findet in der Wissensdatenbank zu jedem Thema aufbereitet einen Überblick über die gängigen Varianten.
Der Messwert: das Dokument, das am häufigsten fehlt
Das ist das Stück, das später am meisten vermisst wird. Eine Rechnung ohne zugrunde liegenden Messwert ist praktisch eine Schätzung, und eine Schätzung lässt sich schwer verteidigen, wenn ein Mieter oder Gast um eine Erklärung bittet. Bei einer manuellen Ablesung bedeutet dies, dass Sie Anfangs- und Endstand notieren, mit Datum, und das neben der Rechnung aufbewahren. Bei einem automatisierten System geschieht dies von selbst: jede Messung erhält einen Zeitstempel und einen Wert, sichtbar für sowohl den Vermieter als auch den Gast, sodass kein loses Papiertchen mehr aufbewahrt werden muss.
Für diejenigen, die es technisch genau wissen möchten
Ein Messmodul im Stromkasten erfasst pro Anschluss den Verbrauch in kWh mit einem Zeitstempel pro Messung. Bei einem Objekt mit eigenem QR-Code, wie einem Ferienhaus oder einer Ladesäule, gehört dieser Verbrauch zu diesem einen Objekt und nicht zum Gebäude als Ganzes. Dadurch lässt sich pro Gast oder pro Mieter nachvollziehen, was genau verbraucht wurde, ohne dass jemand das manuell erfassen muss.
Die Rechnungen und der Zahlungsnachweis
Die Rechnung selbst ist das dritte Dokument, und sie ist nur dann vollständig, wenn der Messwert und die Vereinbarung dazu passen: derselbe Tarif, derselbe Zeitraum, derselbe Verbrauch. Bei einem System, in dem niemals automatisch eingezogen wird, kommt ein viertes Stück hinzu: der Nachweis, dass bezahlt wurde, in Form einer bezahlten Rechnung mit Zahlungslink. Das klingt nach einem Detail, aber es ist genau das, was den Unterschied zwischen einer stimmigen Verwaltung und einer Reihe loser Annahmen ausmacht. Wer sehen möchte, wie eine solche Rechnung in der Praxis aussieht und was ein Abonnement pro Objekt kostet, findet das auf der Preisseite mit den Kosten pro Objekt.
Vermieten Sie über eine Plattform oder einen Park?
Buchungsplattformen und die Rezeption eines Ferienparks dokumentieren normalerweise nicht, was ein einzelner Gast an Strom verbraucht hat; sie regeln die Buchung, nicht die Messung. Das bedeutet, dass die Verantwortung für die vier Dokumente beim Vermieter oder der Parkverwaltung selbst bleibt, auch wenn die Buchung über einen Dritten läuft. Ein Modul pro Objekt, mit eigenem QR-Code und eigenem Tarif, verhindert, dass dies zwischen die Stühle fällt.
Wo Sie dies für Ihre Situation festgehalten haben
Welche Dokumente genau erforderlich sind und wie lange Sie diese aufbewahren müssen, unterscheidet sich je nach Land und Miettyp. Staywatt ist ein Mess- und Abrechnungssystem und äußert sich nicht dazu, was in Ihrer spezifischen Situation gilt; dafür ist die zuständige Aufsichtsbehörde oder ein Jurist der richtige Ansprechpartner. Falls Sie unsicher sind, wo Sie selbst stehen, gibt die Entscheidungshilfe mit ein paar kurzen Fragen eine erste Orientierung, und die häufig gestellte Fragen zu Messung und Abrechnung beantwortet die Fragen, die die meisten Vermieter dazu zuerst haben.
Möchten Sie sehen, wie dies in der Praxis für Ihre eigene Unterkunft, Ihren Park oder Ihre Ladestation aussieht? Führen Sie den kostenlosen Quick-Scan durch oder blättern Sie in der Wissensdatenbank – das dauert eine halbe Stunde und spart Ihnen später viel Recherche.