Si vous facturez les frais énergétiques à un locataire, vous voulez surtout savoir quels papiers vous devez conserver vous-même en cas de question. En substance, il y en a quatre : un accord écrit sur la répartition des frais, une donnée de mesure justifiable, les factures sur lesquelles vous basez ce montant, et une preuve que le paiement a effectivement eu lieu.
Le document qui a le plus de poids varie selon la situation. Pour un logement locatif ordinaire, c'est surtout l'accord dans le contrat de location qui compte. Pour la location de courte durée d'une maison de vacances, d'un chalet ou d'un appartement, c'est surtout la mesure qui compte, car elle établit la consommation réelle de l'hôte et non un montant fixe convenu à l'avance. Ce dernier point est précisément le détail autour duquel tourne ce sujet : sans une lecture de compteur documentée, aucun autre document ne prouve ce qui a effectivement été facturé.
L'accord : où il doit figurer
Pour la location longue durée, l'accord figure généralement dans le contrat de location lui-même, ou dans un annexe à celui-ci. Pour la location de courte durée, c'est différent : le règlement intérieur ou les conditions de réservation sont l'endroit où il est indiqué que l'électricité est facturée séparément et comment l'hôte peut le voir. Un hôte qui se connecte via un code QR et voit à l'avance le prix d'un kWh a en fait reçu le même accord qu'un locataire qui le lit dans un contrat — seulement sous une forme différente. Celui qui doute de la forme qui convient à sa situation trouvera dans la base de connaissances par sujet examiné un aperçu des variantes courantes.
La lecture du compteur : le document qui fait le plus souvent défaut
C'est la pièce qui fait le plus défaut après coup. Une facture sans lecture de compteur sous-jacente est en fait une estimation, et une estimation est difficile à justifier si un locataire ou un hôte demande une explication. Pour une lecture manuelle, cela signifie que vous notez la lecture initiale et finale, avec la date, et que vous la conservez à côté de la facture. Pour un système automatisé, cela se fait automatiquement : chaque mesure reçoit un horodatage et une valeur, visibles à la fois pour le propriétaire et pour l'hôte, de sorte qu'aucun papier séparé ne doit être conservé.
Pour ceux qui veulent connaître les détails techniques
Un module de mesure dans le tableau de distribution enregistre par point de connexion la consommation en kWh, avec un horodatage pour chaque mesure. Pour un objet ayant son propre code QR, tel qu'une maison de vacances ou une borne de recharge, cette consommation correspond à ce seul objet et non au bien dans son ensemble. Cela permet de déterminer pour chaque hôte ou locataire exactement ce qui a été consommé, sans que quiconque n'ait à le suivre manuellement.
La facture et la preuve de paiement
La facture elle-même est le troisième document, et elle n'est complète que si la lecture du compteur et l'accord y correspondent : le même tarif, la même période, la même consommation. Dans un système où aucun prélèvement automatique n'a lieu, une quatrième pièce s'ajoute : la preuve du paiement, sous la forme d'une facture payée avec lien de paiement. Cela peut sembler un détail, mais c'est exactement ce qui fait la différence entre une comptabilité cohérente et une série d'hypothèses sans fondement. Celui qui veut voir à quoi ressemble une telle facture en pratique et quel est le coût d'un abonnement par objet le trouvera sur la page des tarifs avec les coûts par objet.
Louez-vous via une plateforme ou un parc ?
Les plateformes de réservation et la réception d'un parc de vacances n'enregistrent généralement pas la consommation d'électricité d'un hôte individuel ; ils gèrent la réservation, pas la mesure. Cela signifie que la responsabilité des quatre documents reste du côté du propriétaire ou du gestionnaire du parc, même si la réservation passe par un tiers. Un module par objet, avec son propre code QR et son propre tarif, évite que cela ne se perde entre deux chaises.
Où vous faire établir cela pour votre situation
Les documents précisément obligatoires et la durée pendant laquelle vous devez les conserver varient selon le pays et le type de location. Staywatt est un système de mesure et de facturation et ne se prononce pas sur ce qui s'applique dans votre situation spécifique ; pour cela, l'autorité de contrôle compétente ou un juriste est la voie appropriée. Si vous doutez de votre situation, le aide à la décision avec quelques questions courtes constitue une première indication, et les questions fréquemment posées sur la mesure et la facturation répond aux questions que la plupart des propriétaires se posent d'abord.
Voulez-vous voir à quoi cela ressemble en pratique pour votre propre logement, parc ou borne de recharge ? Effectuez la quick-scan gratuite ou parcourez la base de connaissances — cela prend une demi-heure et vous épargne beaucoup de recherches par la suite.